Aunque miles de empresas que confían en los servicios de Microsoft Office 365, aún existen algunas personas que no conocen todos los beneficios y herramientas que nos brinda esta gran plataforma.

Si eres de los usuarios que en los últimos años del apogeo tecnológico ha enviado en algún momento un correo por Outlook, es posible que tengas una idea de cómo funciona en Microsoft Office 365.

En esta gran suite de software, podemos encontrar más de lo que pensamos, especialmente para beneficiar a nuestra empresa en la creación y edición de documentos y otros archivos, así como en su magnifico sistema de correos: Outlook.

Si estas considerando aprovechar Office 365 en la nube, o simplemente deseas conocer un poco más sobre el funcionamiento interno de la suite, quédate con nosotros y sigue leyendo la información que te presentamos a continuación.

¿Qué es el paquete de Microsoft Office 365?

Office 365 es una plataforma de suscripción basada en la nube que provee paquetes de aplicaciones de Microsoft.

Office 365 fue lanzado en el año 2001, con la finalidad de proveer a las empresas o usuarios, un modelo de suscripción basado en la nube de todo su paquete de Microsoft Office.

La suite pone a disposición de los usuarios todas las aplicaciones tradicionales de Microsoft, como Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote en línea, es decir, sin instalar ninguna aplicación en su escritorio.

Sin embargo, si es necesario o lo requiere tu empresa, puedes añadir otras aplicaciones menos frecuentes como Publisher, Skype, Planner, Skype, Exchange, entre otros.

Como la mayoría de los servicios de tecnología en Internet, Microsoft Office 365 también ofrece paquetes según las necesidades de los usuarios.

Así, podemos encontrar versiones para uso personal, grupos familiares, estudiantes, empresas, u otras organizaciones o instituciones sin fines de lucro.

¿Cómo puede crecer mi empresa si uso Microsoft Office 365?

Descubre qué es Microsoft Office 365.

Un buen servicio de correo electrónico para una empresa es vital para aumentar las ventas, la productividad y su eficiencia.

Outlook en Office 365 brinda muchas potencialidades casi ilimitadas que, desafortunamente se encuentran sin explorar por muchos usuarios y emprendedores.

Al acceder al descubrimiento de sus beneficios y las capacidades de este software, puede hacer que crecer a tu empresa, y ayudar a tu equipo a conseguir mejores resultados con menos tiempo del que crees.

Así pues, Office 365 dio un nuevo paso e incorporó un nuevo ecosistema donde es posible incluir todos los demás servicios y herramientas importantes como, por ejemplo, OneDrive.

Si añadimos el mix de todas estas herramientas a tu negocio online, tendrás acceso a un conjunto de aplicaciones actualizadas para trabajar de manera rápida y eficaz.

¿Por qué necesito Office 365 en mi empresa?

Office ofrece un amplio conjunto de herramientas para agilizar las actividades y la productividad de un negocio.

Ha pasado mucho tiempo desde que nos creamos una cuenta de correo electrónico con Microsoft. Seguramente, has olvido incluso, cómo usarlo.

Lo cierto, es que esta empresa ha evolucionado mucho dentro de su punto más fuerte: las aplicaciones de Office. Casi todas las empresas del mundo usan las aplicaciones más básicas de Microsoft, como Word, Excel, PowerPoint, y/o Skype.

No obstante, Office es más que procesamiento de textos y datos o edición de hojas de cálculo.

Office se ha convertido en un vasto conjunto de herramientas inteligentes que permiten a las organizaciones ser más productivas y eficientes.

Lo mejor de todo, es que ofrece muchas opciones con planes a medida para empresas de todos los tamaños y circunstancias.

Un servicio como Outlook puede proporcionar una plataforma poderosa y de aspecto profesional a través de la cual las empresas pueden construir reconocimiento de marca y comercializar sus servicios.

Las amplias funciones de calendario de Outlook también pueden ayudar a las organizaciones a colaborar y administrar mejor su tiempo.

¿Cuáles son las ventajas de usar Office 365?

Puedes acceder a la plataforma sin importar dónde te encuentres y desde cualquier dispositivo con conexión a Internet.

Con la suite de Office 365 no importa desde dónde o cómo accedes a tu paquete de servicios y herramientas, solo necesitarás de conexión a Internet.
Con el modelo basado en suscripción en la nube, los usuarios tienen acceso a la ultima versión de todas las herramientas, incluyendo Outlook, ya que la plataforma se actualiza automáticamente. Mientras que, si eres usuario de los servicios instalados en tu ordenador, tendrás que comprar la nueva versión para poder usar todas las nuevas características.
Puedes usar OneDrive para guardar todos tus archivos y acceder a ellos desde cualquier dispositivo cuando lo necesites.
No solo podrás sincronizar y almacenar en la nube todos tus archivos y sus modificaciones, sino también tus contactos, calendario, entre otros.
Todos los miembros de tu equipo u oficina podrán editar los documentos u otros archivos de manera conjunta.
También es compatible con dispositivos Apple.
Office 365 protege todos tus datos. Contarás con herramientas integradas de privacidad y cumplimiento. Accede a información confidencial con autenticación del usuario segura. ¡Toda tu información estará siempre protegida!
Puedes limitar quiénes de los miembros de tu equipo tendrán acceso a determinadas aplicaciones, servicios o herramientas, así como horarios de acceso.
Una vez que hayas contratado la suite de Office 365, podrás integrarlo con tu servicio de hosting de confianza.
Las aplicaciones que estén a tu disposición, dependerán del paquete de Office 365 que hayas seleccionado.
Los usuarios de PC pueden descargar la versión más reciente de Office: Word, PowerPoint, Access, Excel, Outlook, OneNote, Publisher y la versión de escritorio de Microsoft Teams.
Si eres usuario de Mac, podrás descargar la versión más reciente de Office: Word, PowerPoint, Excel, Outlook, OneNote y Teams, sin complicaciones.
Y muchas otras más.

¿Cómo funciona Outlook en Office 365?

Microsoft Outlook funciona como un software de correo electrónico en la nube y también tiene herramientas sólidas para la programación de correos a nivel individual y grupal, así como listas de tareas y recordatorios.

Outlook en Office 365 es una excelente herramienta en línea para gestionar y enviar los correos electrónicos de tu empresa a tus grupos de clientes, u otras listas de emails.

En Neolo ofrecemos el servicio de suscripción a Office 365 para trabajar en equipo junto a la administración eficaz de todos tus correos electrónicos para tu negocio online u oficina, en un paquete perfecto para atender tus necesidades.

¿Cuáles son las funcionalidades que ofrece Outlook en Office 365?

Estas son las características más importantes de Outlook:

Servicio de correo electrónico

Por supuesto, esta es la funcionalidad sobre la que parte todo el conjunto de Microsoft Outlook en Office 365.

Outlook permite gestionar tus emails tal como cualquier otra aplicación de correo electrónico. De tal modo que, puedes recibir y enviar emails a tus contactos o listas de contactos segmentados.

También podrás guardar los correos más relevantes, y eliminarlos. Su interfaz es bastante sencilla de usar, por lo que es un plus extra a la hora de administrar tu bandeja de entrada y salida con rapidez.

Uno de los puntos fuertes de esta aplicación, y es la razón por la que muchos usuarios y empresas terminan decantándose por Outlook, es que dentro de tus correos es posible añadir la ejecución de tareas o acciones predeterminadas.

Por ejemplo, puedes insertar la ejecución de tuit, o colocar el recordatorio de un evento en particular. Igualmente, estas tareas puedes realizarlas de manera directa sin la mediación de un email.

Calendario

Con Outlook en la nube de Office 365 puedes crear tantos calendarios como quieras o necesites y unirlos cuando más te convenga.

Tus calendarios pueden ser compartidos y gestionados de manera conjunta. Incluso, puedes añadir todos los archivos que necesites para un evento determinado, de manera que tengas a la mano todo lo necesario.

Tu calendario en Outlook puedes visualizarlo en diferentes modos: ya sea por semana, mes, días u horas. Igualmente, puedes visualizarlo únicamente en tus días laborales o según los eventos o taras que tengas pendientes en ejecución.

Contactos

Esta funcionalidad es otra de las más importantes de Outlook, ya que igual que otros sistemas de correo, te permite crear y gestionar listas de contactos por separado según las necesidades tu negocio online, como aumentar las ventas en Internet.

Tus listas pueden estar organizadas y separadas como prefieras, incluso si una lista pertenece a una red social (como LinkedIn, Facebook, Twitter, entre otros), amigos, compañeros de trabajo, clientes, entre otros.

Con solo hacer clic sobre el nombre de un nuevo usuario que te envía un correo, puedes seleccionar “Añadir contacto”, y añadirla a la lista a la que pertenezca o prefieras.

Tareas

Todas las empresas necesitan un gestor de tareas o acciones de las que no podemos olvidarnos por nada del mundo.

Además, es importante saber cuáles hemos finalizado y cuáles necesitan que pongamos manos a la obra. Outlook en Microsoft Office 365 también pone a nuestra disposición la posibilidad de crear y fijar fechas en las que debemos culminar una acción o tarea.

Entre otra de las cosas que podemos incluir en cada una de nuestras tareas tenemos:

Porcentaje de realización.
Prioridad.
Fecha de inicio y finalización.
Quiénes están trabajando en cada tarea.
Insertar la estructura que requiere cada tarea: subrayar, marcar en negrita, hacer listas o numeraciones, clasificaciones, entre otros.

¿Por qué integrar Microsoft Outlook a mi empresa?

Outlook es un sistema versátil para la gestión del correo electrónico de tu empresa.

Si los beneficios que hemos señalado anteriormente no te han terminado de convencer, a continuación, te presento algunos motivos extras por los que vale la pena suscribirnos a Office 365:

Outlook agiliza el flujo de trabajo

Este servicio de correo en la nube, no solo se limita a la gestión de emails, sino que también te permite configurar flujos de trabajo para funciones como, por ejemplo, formularios de votación en línea.

Por ejemplo, si un grupo desea decidir un lugar para un almuerzo festivo, el coordinador puede enviar un mensaje que ofrezca varias opciones.

Los destinatarios simplemente deben hacer clic en un botón de votación dentro del mensaje de correo electrónico para enviar sus respuestas. Esto también se aplica para tus clientes u otro tipo de contacto.

Te permite delegar tareas

Igualmente, Outlook incluye una libreta de direcciones, calendario, lista de tareas y notas adhesivas virtuales.

Todas las piezas están integradas, solo basta con arrastrar y soltar un mensaje de correo electrónico para crear una cita, una tarea o una nota.

Las tareas pueden delegarse con un clic o dos. El usuario responsable no solo se informa del trabajo que le han asignado, sino que el delegador puede obtener informes de estado regulares.

Correo electrónico todo en uno

No está limitado a una sola cuenta en Outlook.

Varias cuentas que utilizan diferentes protocolos (incluidos POP3 e IMAP) pueden ingresar al mismo conjunto de carpetas y administrarse con un conjunto de reglas.

O, si lo prefieres, se pueden ordenar en carpetas separadas por cuenta. Tú eliges.

Microsoft Outlook en Office 365 ahora es lo suficientemente fuerte, seguro y versátil como para ser esa herramienta que puede ayudar a crecer tu negocio en Internet.

¿Cómo puedo integrar mi paquete de Office 365 en mi negocio online?

Si finalmente, has seleccionado uno de los paquetes de Office 365 que nos brinda Neolo, los siguientes pasos a seguir serán mucho más sencillos:

Accede a la bandeja de entrada de tu correo, y haz clic en “Empezar” para activar tu paquete de Office 365.
Ahora selecciona tu sitio web y haz clic en “Continuar”.
A continuación, el sistema te solicitará rellenar algunos campos de información antes de comenzar a trabajar.
Una vez hayas finalizado el paso anterior, procede a crear tu cuenta revisando nuevamente tu bandeja de entrada para completar el proceso.

No te preocupes si sucede alguna complicación durante el registro, pues el servicio técnico de Neolo trabaja para sus clientes en horario completo, por lo que obtendrás ayuda en pocos minutos.

Conclusión

La información presentada hasta aquí te ayudará a conocer las ventajas de usar Microsoft Office 365, y te ayudará a evaluar si esta plataforma es más conveniente para impulsar tu empresa.

Como hemos visto, una de las mayores ventajas de la suite es que todas las aplicaciones y servicios están conectados entre sí y a tu sitio web. Lo que facilitará el trabajo en equipo, ahorrará tiempo a los empleados y les permitirá trabajar mejor a través de herramientas como chat en equipo, reuniones en línea, coautoría y uso compartido de archivos y correos electrónicos grupales.

Ahora qué sabes cómo funciona Outlook en Microsoft Office 365, es hora de comenzar a profesionalizar tu negocio con esta plataforma.

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