- 14 abril, 2020
Cómo manejar tu negocio en tiempos del Coronavirus
Tiempo de lectura: 7 minutosA menos que vivas en una burbuja (que no parece una mala idea en este momento), probablemente hayas escuchado del brote de coronavirus, también conocido como COVID-19, ha estado afectado al mundo entero. Con muchas personas entrando en pánico por la propagación, las empresas están viendo una disminución en el tráfico y un aumento en el aislamiento. Por esta razón es conveniente tener todas las herramientas a mano para saber cómo manejar tu negocio en tiempos del Coronavirus. En esta nota, te daremos algunos consejos útiles.
¿Qué debes hacer con respecto a tu negocio?
Para proteger tu empresa y tus empleados en medio del brote de coronavirus, debes estar dispuesto a tomar algunas medidas de precaución y, por supuesto, lavarte las manos a cada momento.
Proteger tu empresa durante esta pandemia es fundamental. Debes preparar tu negocio para lo peor y mantener a tu personal bien informado. Para mantener el negocio saludable durante el brote de coronavirus, toma en cuenta los siguientes consejos.
1. Crear un plan
A medida que se propaga el coronavirus, más empresas están implementando medidas para proteger a sus empleados. Una precaución clave que toman muchos propietarios de negocios incluye crear un plan de preparación para emergencias. Si aún no has creado un plan, ¡es hora de poner manos a la obra!
Un plan de emergencia no solo describe los pasos que tu compañía debe tomar si el brote impacta tu negocio. También establece qué medidas estás tomando para proteger a tus empleados antes de que ocurra un desastre.
Asegúrate de incluir la siguiente información en tu plan:
• Medidas que estás tomando para proteger a los empleados.
• Qué hacer si ocurre un brote en tu negocio
• Cómo pueden contactarte tus empleados en caso de emergencia
• ¿Qué pasará con las operaciones comerciales si tu negocio se ve afectado?
2. Establecer una política de trabajo desde casa
Si no tienes un plan de trabajo desde casa, ahora es el mejor momento para crear uno. Las empresas están logrando acuerdos de trabajo alternativos para que los empleados no vayan a la oficina y eviten el contacto y fortalecer el negocio en tiempos del coronavirus.
Tal vez lo hayas intentado antes y no tendrás inconvenientes para que los empleados trabajen desde casa. O tal vez es un tema completamente nuevo para tu negocio.
Dependiendo de tu industria y negocio, es posible que no puedas darles a los empleados la opción de trabajar desde casa. Tal vez no puedas pagar el equipo adicional. O, tal vez los empleados necesitan interactuar con los clientes cara a cara en sus labores (por ejemplo, un cajero de supermercado).
Si es posible, considera establecer una política de trabajo desde el hogar. Incluye cosas como la elegibilidad de los empleados, procedimientos remotos y pautas. También incluye algunas reglas para el trabajo remoto temporal.
3. Informar a los líderes sobre las actualizaciones
A nadie le gusta quedarse fuera del juego, especialmente cuando ocurre alguna situación delicada como lo es el tema del coronavirus. Cuando se trata de proteger tu negocio, debes comunicarte con los líderes administrativos y mantenerlos actualizados.
Para mantener tu negocio seguro durante el brote del virus, debes estar al tanto de todo. Mantente conectado continuamente para obtener más información sobre el brote. Y no te olvides de revisar las noticias locales para obtener detalles sobre la propagación y las regulaciones relacionadas con el coronavirus en tu entorno (por ejemplo, prohibición de reuniones masivas).
Después de hacerlo, transmite esa información a los líderes lo antes posible. De esa manera, están al tanto de la situación del brote y también de lo que se hará en tu negocio.
4. Mantener a tus empleados informados
Al igual que los líderes y supervisores, también debes mantener informados a tus empleados. Para comunicar noticias relacionadas con el coronavirus, puede enviar notas o correos electrónicos o tener una reunión de la compañía (por videollamada, por ejemplo).
Se debe tomar muy en serio el tema de la propagación del coronavirus y mantener a los empleados actualizados tanto como sea posible. Una de las formas de lograrlo es enviar una actualización por correo electrónico o mensaje al equipo al menos una vez al día para comunicar sobre el coronavirus y las precauciones que se están tomando para mantenerlos a salvo. Si aún tu negocio no cuenta con correos electrónicos profesionales, es el momento de crearlos.
Proveerles información no solo te permite mantenerlos informados sobre tus políticas, sino que también ayuda a reducir el pánico en el lugar de trabajo. Cuanto más informados estén tus empleados, mejor.
5. Reevaluar tus procedimientos de limpieza
El siguiente consejo es un poco obvio, pero no puede dejar de mencionarse. Los negocios que continuarán trabajando desde las oficinas o locales necesitan desinfectar sus espacios durante esta batalla con el coronavirus.
¿Con qué frecuencia se limpia tu negocio? ¿Dos veces a la semana? ¿Todos los días? ¿Muy pocas veces? Cualquiera sea tu respuesta, es el momento de aumentar la frecuencia de limpieza.
Piensa en cómo puedes mejorar tus procedimientos de limpieza para proteger tu negocio. Para asegurarte de que tu negocio esté impecablemente limpio, lleva a cabo lo siguiente:
- Aumenta la frecuencia con la que se limpia tu negocio
- Abastece el lugar de trabajo con jabón para combatir el Coronavirus, desinfectantes y antibacterial para manos.
- Pide a los empleados que desinfecten sus escritorios diariamente
- Solicitar que los empleados enfermos no entren en la oficina
- Anima a los empleados a lavarse más las manos.
Mantener tu lugar de trabajo tan limpio como sea posible, les dará a los empleados cierta tranquilidad al saber que están trabajando en un entorno seguro. Sin mencionar que ellos apreciarán tu esfuerzo adicional para garantizar que se mantengan saludables.
6. Crear un equipo dedicado de gestión de crisis.
Una crisis como Covid-19 puede tener un impacto en todas las áreas de la empresa. La supervisión a nivel superior, y la cohesión interna entre los equipos funcionales, basada en la preparación, la capacitación y las pruebas, es esencial para lograr buenos resultados. Todos los miembros del equipo, comenzando por el Comité Ejecutivo, deben saber quién está haciendo qué. Debes proveer capacitación a las personas involucradas en la ejecución del plan para asegurarte de que estén listas en cualquier momento.
7. Establecer los hechos
Los datos confiables respaldan la planificación para abordar la crisis y la respuesta a la misma. Es esencial que el plan para combatir la crisis describa cómo fluirá la información y que todos confíen en su veracidad. Los datos sólidos también refuerzan un elemento central de la planificación de crisis: explorar diferentes escenarios y cómo pueden afectar a las empresas a corto, mediano y largo plazo.
8. Colaborar interna y externamente
Tres jugadores clave están en el centro de cualquier respuesta a la crisis. Estos son los equipos de:
Comunicación y relaciones públicas: son responsables de preparar y transmitir los mensajes de la organización interna y externamente.
Asuntos legales y reguladores: su función es comprender las exposiciones al riesgo de la organización y asesorar sobre las respuestas adecuadas.
Respuesta operativa: se ocupan esencialmente de todo lo demás, incluido el establecimiento de los hechos que los otros dos grupos necesitan para hacer su trabajo.
Tener la coordinación necesaria entre los equipos de comunicación, legales y operativos no siempre es fácil, en parte porque generalmente trabajan de manera aislada. Se debe crear un comité central compuesto por representantes de estos equipos, facultados para tomar decisiones estratégicas y abordar cuestiones importantes a nivel de la alta dirección. Este enfoque ayuda a crear la coordinación que es esencial para una respuesta efectiva a la crisis.
9. Desarrollar una estrategia de comunicación con tu público objetivo.
Los mensajes de una empresa durante una crisis deben ser auténticos. Es importante dirigirse a todos los públicos objetivos de la organización. En crisis anteriores, algunas empresas se centran demasiado en grupos específicos, como inversores, reguladores o consumidores más notables, mientras descuidan a otros, como clientes o proveedores.
Parte de tu estrategia de comunicación se centrará en garantizar la seguridad de su fuerza laboral. Los empleados, o las comunidades potencialmente afectadas en las que trabajan, buscarán respuestas, orientación y comunicaciones periódicas dentro de su organización. Debes revisar las reglas de viaje, políticas de recursos humanos, planes de primeros auxilios y crear la ruta para tomar medidas.
Sobre todo, tu estrategia de comunicación también debe incorporar una comprensión clara de todos los públicos que necesita alcanzar.
Una ventaja que generalmente se pasa por alto al interactuar con el público de la compañía y la gran transparencia en su relación con ellos es que puedes llevarlos a unirse para defender el negocio durante una crisis. Considere lo que sucede no solo hoy, sino también mañana y luego. Esto puede implicar la asignación de recursos que se derivarán de las presiones diarias de la gestión de crisis. La perspectiva a largo plazo puede ayudar a que la empresa salga de la crisis aún más fuerte y más sostenible.
10. Responder a todos los clientes en todos los canales.
La gestión eficiente de crisis requiere una respuesta rápida e integral.
¿La empresa necesitará recoger un lote de un producto defectuoso? Anticípate y comunica al público lo que sucedió por correo electrónico y redes sociales, incluso antes de que empiecen a aparecer quejas en Internet.
Después de todo, no todos los clientes pueden verse afectados por la falla, pero pueden estar interesados en conocer la situación y, principalmente, en lo que se está haciendo para resolverla.
Vale la pena recordar que una herramienta de monitoreo de noticias eficiente, inteligente y completa te permite detectar lo que se dice sobre tu marca en cualquier canal.
Esto te permite utilizar estos mismos canales, con agilidad, para defenderte y aclarar el problema, evitando una mala reputación y que se devalúe la imagen de la empresa. El mejor canala para ello es por correo electrónico.
Si aún no tienes correos profesionales, puedes crearlos hoy mismo.
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