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• 19 abril, 2017

Comparativo de programas de gestión de proyectos

En esta nueva colaboración de PCMag compartimos un análisis muy interesante sobre los diferentes software de gestión de proyectos, con sus beneficios y sus desventajas. ¿Cómo se elije el más adecuado? Por un lado, comparando los precios y las funcionalidades con los presupuestos disponibles y los objetivos de gestión que tengamos. Pero por otra parte, también conociendo las diferencias entre los distintos tipos de plataformas.

Aquí un resumen de la nota completa escrita por Jill Duffy para entender qué opciones hay y cómo hacer para elegirlas.

Los equipos de trabajo que tienen que lidiar con varios proyectos no deben ni pueden estar condicionados por sus memorias para tener control y orden.

La información necesita establecerse, las fechas de entrega trazadas y los documentos compartidos. Los miembros del equipo de necesitan estar en comunicación constante unos con los otros. (…) La solución es conseguir un software de gestión de proyectos.

Software de gestión de proyectos

(…) Los proyectos son un tipo específico de trabajo, con una fecha de inicio, una fecha de cierre y una de entrega. Crear un nuevo diseño para un sitio web es un proyecto. Mantener ese sitio web, sin embargo, es trabajo continuo sin una fecha clara de inicio y de término.

Cómo funcionan las apps de gestión de proyectos

Dentro de estas apps, los empleados trabajan juntos para dividir proyectos complejos en diferentes partes; escalones, tareas y subtareas. Cada escalón, tarea o subtarea puede asignarse a una persona en específico y se le da una fecha de entrega. Típicamente, todos los otros miembros del equipo pueden ver quién es el responsable de cada tarea, ya sea que la persona vaya a tiempo con su responsabilidad o no y si hay preguntas sin resolver sobre el trabajo.

(…) Al ver una gráfica Gantt, por ejemplo, la cual es bastante común en apps de gestión de proyectos, un gerente puede ver si los empleados tienen mucho por hacer o no lo suficiente. Ayuda a todos a usar sus recursos de manera más eficiente.

(…) Muchas soluciones de gestión de proyectos pueden venir con una cantidad de espacio de almacenamiento para que tu equipo pueda cargar documentos en un espacio de trabajo, en donde todos puedan verlos, acceder a ellos y discutirlos. Al mismo tiempo, es frecuente que cuenten con una opción para conectar servicios de almacenamiento en línea como Box, Dropbox, Google Drive o OneDrive, para que los miembros del equipo puedan vincular y cargar documentos al sistema.

Software gratuito de gestión de proyectos

Algunos sistemas de software de gestión de proyectos tienen versiones gratuitas, pero generalmente están bastante limitados. La limitación principal es usualmente el número de proyectos que puedes realizar (piensa en uno o dos), aunque algunas veces pueden restringirte el espacio o impedirte usar ciertas funciones.

¿Cuál sistema tiene la mejor versión gratuita? Zoho Projects, Teamwork Projects, Wrike, Volerro y ProofHub (…).

Software de colaboración

Los softwares de colaboración son un poco diferentes que los de gestión de proyectos. Aunque sí «colaboras» en una app de gestión de proyecto, el sistema es mucho más específico.

El software de colaboración está compuesto de diferentes tipos de apps y servicios que lidian con todo, desde video conferencias hasta dejar que dos personas trabajen en el mismo documento el mismo tiempo.

Los servicios modernos de gestión de proyectos a menudo vienen con herramientas de comunicación y colaboración incluidas. O te permiten conectar a las apps de colaboración que tu equipo ya utiliza, como Slack, HipChat o incluso Google Docs.

Ya sea que uses herramientas de comunicación incluidas en la aplicación o conectes una externa, la idea es que tu equipo pueda iniciar sesión en un sólo espacio de trabajo, para que así pueda tener a la mano todo lo que necesita para realizar el trabajo. Esto incluye listas de prioridad, todos los recursos necesarios, ver notas de compañeros, acceder al calendario de fechas de entrega y tener un lugar para hacer preguntas y obtener respuestas. Algunas apps de este tipo ofrecen herramientas de facturación y gastos también.

Software de gestión de tareas

El software de gestión de tareas es ligeramente diferente al software de gestión de proyectos. Pues estás últimas proporcionan algunas opciones de gestión de tareas. Pero también es posible conseguir una app de gestión de tareas si es lo que realmente necesitas.

Uno de los ejemplos más claros de la app de gestión de tareas es Asana. Algunas veces se le llama a Asana un sistema de gestión de flujo de trabajo. Con Asana puedes consignar tareas a miembros específicos, y aquellas tareas pueden tener descripciones, fechas de entrega y documentos adjuntos, pero no son necesariamente parte de un proyecto más grande (…).

Software de tareas pendientes

Otro tipo de app que las personas confunden con gestión de proyectos son las de tareas pendientes. Algunas de ellas son colaborativas. Algunas veces te permiten crear «proyectos» dentro de ellas. Puedes asignar a una persona una tarea, darle una fecha límite y ver cuándo se complete esa tarea. Pero no es lo mismo que una app de gestión de proyectos.

De manera similar al problema de las apps de gestión de tareas, un software de tareas pendientes no te da la selección completa de herramientas y funciones para monitorear un proyecto complejo hasta completarlo. Pero son buenas para alivianar la carga de trabajo. Lo que sí, son incapaces de ofrecerte una gráfica Gantt o un aproximado de cuánto trabajo queda por hacer antes de que comienza la siguiente fase del proyecto.

Mis dos apps de colaboración preferidas de tareas pendientes son Todoist y Wunderlist.

Gestión de proyectos para negocios pequeños

Muchos negocios pequeños usan softwares de gestión de proyectos porque se sienten abrumados de trabajar a través de cadenas de emails. La plataforma de gestión de proyectos correcta para ti puede ayudar a eliminar todos esos correos de tu bandeja de entrada, pero debes saber que no sucederá de la noche a la mañana. Toma tiempo para que los empleados aprendan a usar el software y para que una empresa descifre cuál es la mejor manera de usarlo para los proyectos que tengan.

(…) Las plataformas que pueden satisfacer a las grandes empresas cuentan con una estructura de pago de usuario por mes, mientras que las plataformas más aptas para negocios pequeños a menudo cobran una tarifa fija. Y no es que una empresa pequeña no pueda usar el mismo sistema que los negocios grandes, pero muchas veces terminan por pagar por cosas que no necesitan.

Existen muchas diferencias más; aspectos que debes considerar para tu negocio en particular, la estructura de tu equipo y el estilo de trabajo. Pero ahora tiene una idea de cómo empezar a buscar el software que más se adapte a tus necesidades.